Contracting & Tender Specialist

Job description

At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity. Learn more at jnj.com. As guided by Our Credo, Johnson & Johnson is responsible to our employees who work with us throughout the world. We provide an inclusive work environment where each person is considered as an individual. At Johnson & Johnson, we respect the diversity and dignity of our employees and recognize their merit. Job Function: Sales Enablement Job Sub Function: Contract Administration and Management Job Category: Professional All Job Posting Locations: Issy-les-Moulineaux, France Job Description: Title: Contracting and Tender Specialist Department: Commercial Capabilities Reporting line: Contracting & Tenders Lead Paygrade: 24 Johnson & Johnson announced plans to separate our Orthopaedics business to establish a standalone orthopaedics company, operating as DePuy Synthes. The process of the planned separation is anticipated to be completed within 18 to 24 months, subject to legal requirements, including consultation with works councils and other employee representative bodies, as may be required, regulatory approvals and other customary conditions and approvals. Should you accept this position, it is anticipated that, following conclusion of the transaction, you would be an employee of DePuy Synthes and your employment would be governed by DePuy Synthes employment processes, programs, policies, and benefit plans. In that case, details of any planned changes would be provided to you by DePuy Synthes at an appropriate time and subject to any necessary consultation processes. Mission Au sein de DePuy Synthes France, le/la Contracting and Tender Specialist joue un rôle clé dans l’excellence opérationnelle et la bonne exécution des contrats, appels d’offres et offres de prix. Il/elle sécurise la conformité des dossiers, la qualité des données et le respect des délais, tout en apportant un support réactif à nos clients et à nos équipes commerciales (force de vente, KAM) afin de soutenir la performance et la satisfaction client. Piloter le processus de réponse aux appels d’offres (veille, coordination, constitution et contrôle des dossiers, validations/signatures, dépôt et suivi). Élaborer et gérer les offres de prix et devis en coordination avec les équipes commerciales, avec traçabilité et archivage. Assurer la gestion opérationnelle de la vie des contrats/marchés (reconductions, avenants) et la fiabilisation des référentiels/outils. Traiter les litiges de facturation liés aux prix/contrats et assurer le suivi jusqu’à résolution, en lien avec le recouvrement. Contribuer à l’amélioration continue des processus et outils pour renforcer la qualité de service. Responsibilities Appels d’offres (marchés publics et consultations privées) Anticiper les renouvellements (fin de marchés) et construire les rétroplannings de réponse. Partager en amont les informations clés avec la force de vente / KAM afin de préparer la stratégie de réponse. Assurer la veille des opportunités (ex. Wanao), télécharger les dossiers de consultation et coordonner la préparation de la réponse. Établir le planning de réponse et organiser, si nécessaire, une réunion de lancement. Consolider les éléments administratifs, techniques et commerciaux ; sécuriser la conformité du dossier avant envoi. Éditer l’offre de prix, intégrer les données dans Contract Manager et réaliser les contrôles nécessaires (doublons, cohérence, etc.). Préparer le dossier pour validation / signature selon les niveaux d’autorité. Assurer le suivi post-dépôt : gestion des échantillons, analyse gagnés/perdus. Gérer la vie du marché : reconductions et avenants (saisie, envoi client, suivi). Offres de prix et devis Réceptionner la demande (client / force de vente), enregistrer et tracer la demande. Coordonner l’élaboration de l’offre avec la force de vente et saisir les prix dans Contract Manager selon instructions. Envoyer l’offre au client (en copie de la force de vente) et archiver la version finale. Litiges (facturation) Réceptionner et traiter les sollicitations (courriers, e-mails, fax, appels). Analyser la demande ; corriger les prix si nécessaire et déclencher l’avoir / la refacturation. Si la réclamation n’est pas justifiée, apporter les explications au client et confirmer par e-mail (copie recouvrement). Suivre les litiges ouverts et s’assurer qu’aucun dossier ne dépasse 3 semaines sans action. Accueil téléphonique (périmètre pricing/contrats) Prendre en charge les appels liés aux prix, réclamations, informations produit (orienter vers la franchise si sujet technique), documentation et tarifs. Projets Contribuer aux projets d’amélioration continue du service (process, outils, qualité des données, standards de réponses). Qualifications & compétences techniques Bac +2 en gestion commerciale (ou niveau supérieur) avec expérience dans un environnement commercial / contrats. Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel (niveau avancé : RECHV, tableaux croisés dynamiques). Maîtrise des outils métier (Contract Manager, TOM, JDE, Hélios, WANAO, SENDAO, EURYDICE…). Connaissances métier Connaissance approfondie du Code des Marchés Publics et des mécaniques d’appels d’offres. Connaissance de l’environnement du dispositif médical. Compréhension business permettant d’identifier des solutions et un niveau de service adaptés aux clients. Comportements attendus Intégrité et alignement avec le Credo. Orientation résultats et performance ; sens de l’urgence. Organisation, pragmatisme, adaptabilité, force de proposition. Rigueur documentaire : capacité à détecter des anomalies et à intégrer les contraintes légales/commerciales. Diplomatie, résistance au stress, qualité relationnelle. Collaboration et travail en transversal. Johnson & Johnson is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, age, national origin, disability, protected veteran status or other characteristics protected by federal, state or local law. We actively seek qualified candidates who are protected veterans and individuals with disabilities as defined under VEVRAA and Section 503 of the Rehabilitation Act. Johnson & Johnson is committed to providing an interview process that is inclusive of our applicants’ needs. If you are an individual with a disability and would like to request an accommodation, external applicants please contact us via https://www.jnj.com/contact-us/careers, internal employees contact AskGS to be directed to your accommodation resource. #LI-Hybrid #DePuySynthesCareers Required Skills: Preferred Skills: Analytical Reasoning, Business Behavior, Business Data Analysis, Collaboration, Contract Management, Detail-Oriented, Document Management, Due Diligence, Execution Focus, Issue Escalation, Office Administration, Process Improvements, Sales Enablement, Sales Support, Sales Terms and Conditions, Tender Management The anticipated base pay range for this position is: €36,700.00 - €58,995.00 Benefits: In addition to base pay, we offer the following benefits*: an annual bonus with set target (% of pay) depending on pay grade / location, where the actual amount is based on the employees’ and companies’ performance of the previous calendar year, or sales commissions. Moreover, we offer vacation days, parental leave for a minimum of 12 weeks, bereavement leave, caregiver leave, volunteer leave