Executive Assistant to CFO

Job description

Work Schedule Standard (Mon-Fri) Environmental Conditions Office Job Description Executive Assistant to CFOは、CFO（最高財務責任者）の業務を円滑かつ効率的に推進するため、スケジュール管理、会議運営、社内外との調整、資料作成、出張手配、電子稟議システム（AAM）の管理・運用, プロジェクトマネージメントなど、幅広いエグゼクティブサポートを担当します。 本ポジションには、高い機密保持意識、正確性、優れた調整力、先を見越した対応力が求められます。CFOの優先事項を理解し、国内外の経営陣、Finance部門、各事業部門、海外本社およびグローバルチームとのコミュニケーションと業務プロセスを支援します。 また、電子稟議システム（AAM）の安定的かつ適切な管理・運用を担い、社内規程およびコンプライアンスに則った申請・承認プロセスの定着と継続的な改善を推進します。 主な業務内容 電子稟議システム（AAM）の管理・運用 電子稟議システム（AAM）の日常的な管理・運用 申請・承認フロー、ユーザー権限、マスターデータの設定および更新 稟議申請の内容確認、進捗管理、不備対応および関係者へのフォローアップ システム利用に関する社内問い合わせ対応およびトラブルシューティング 運用ルール、マニュアル、申請テンプレート等の整備および更新 利用状況のモニタリング、課題の特定および業務プロセスの改善 社内規程およびコンプライアンスに沿った申請・承認プロセスの適正な運用 Finance、法務、IT、購買、各事業部門および海外関係部門との連携・調整 システム変更、組織変更、承認権限変更等に伴う各種設定および関係者への周知 エグゼクティブサポート CFOの複雑なスケジュール、会議および優先順位の管理 国内外の経営陣、Financeチーム、各事業部門および外部関係者との日程調整 会議招集、アジェンダ作成、資料準備、議事録作成およびアクションアイテムのフォローアップ 国内外の出張手配、旅程作成、ビザ・宿泊・移動等の調整および経費精算 CFO名義のメール、文書、報告資料、プレゼンテーション等の作成・編集・校正 日本語および英語による国内外の関係者とのコミュニケーション ステークホルダーマネジメント JLTメンバー、Financeチーム、各部門責任者との連携 海外本社、リージョナルFinance、グローバルチームとの連絡・調整 金融機関、監査法人、税理士法人、外部アドバイザー、取引先等との調整 社内外の関係者に対する迅速かつプロフェッショナルなコミュニケーション 組織横断的な課題や依頼事項の進捗管理およびフォローアップ CFOと関係者との円滑な情報共有および信頼関係の構築 会議・プロジェクト支援 経営会議、予算会議、業績レビュー、Finance関連会議等の運営支援 予算策定、事業計画、業績管理等に関する会議やプロジェクトの調整 財務関連プロジェクトの進捗管理およびアクションアイテムのフォローアップ CFO Officeにおける業務プロセスの改善、標準化および効率化 必要に応じた情報収集、リサーチ、データ整理およびレポート作成 部門横断プロジェクトにおける会議設定、資料管理および進捗支援 コンプライアンスおよび機密情報管理 財務情報、人事情報、契約情報、組織変更等の機密情報の適切な管理 文書、契約書、会議資料等のファイリングおよびアクセス管理 社内規程、承認権限、業務手順およびコンプライアンス要件の理解と遵守 関係者に対する社内規程および承認プロセスの適切な運用の働きかけ 不備や規程逸脱が確認された場合の適切な確認、是正依頼およびエスカレーション 高い倫理観と守秘義務を持った情報の取り扱い 必須要件 Executive Assistant、秘書、部門アシスタントまたはこれらに準ずる実務経験 経営層またはシニアリーダーのサポート経験 電子稟議システム、ワークフローシステムまたは社内業務システムの管理・運用経験 申請・承認フロー、ユーザー権限、マスターデータ等の管理経験 各種ITツールや社内システムを円滑に使用できる高いITリテラシー 新しいシステムやデジタルツールを迅速に習得し、業務改善に活用できる能力 Microsoft OfficeまたはGoogle Workspaceの実務スキル PowerPoint等を用いた経営会議資料やプレゼンテーション資料の作成・編集スキル 日本語での高度なビジネスコミュニケーション能力 英語でのビジネスコミュニケーション能力 国内外の関係者と円滑に業務を進められる調整力 複数の優先事項を同時に管理できる高いタスク管理能力 高い正確性、注意力、問題解決能力および機密保持意識 コンプライアンスおよび社内規程の重要性を十分に理解し、自ら遵守するとともに、関係者に対しても適切な運用と遵守を働きかけられる方 歓迎要件 AAMまたは類似する電子稟議・承認ワークフローシステムの管理・運用経験 財務・会計に関する基本的な知識 監査法人、税理士法人、金融機関等との調整・サポート経験 システム導入、業務フロー改善、マニュアル作成またはユーザートレーニングの経験 英語を使用した会議調整、メール対応、資料作成または出張手配の経験 求める人物像 AAMを含む重要な社内業務システムを、正確かつ主体的に管理・運用できる方 コンプライアンスや社内規程の趣旨を理解し、必要なルールを関係者に丁寧かつ毅然と遵守してもらえる方 不備や規程逸脱を見過ごさず、必要に応じて適切な確認、是正依頼およびエスカレーションができる方 ITツールを積極的に活用し、業務の効率化や改善を推進できる方 CFOの意図や優先事項を理解し、先を読んで自律的に行動できる方 変化の速いグローバルな環境でも、柔軟かつ冷静に対応できる方 細部に注意を払いながら、業務全体の目的や優先順位を把握できる方 経営陣、社内各部門および国内外の関係者と信頼関係を構築できる方 高いサービスマインド、オーナーシップおよび責任感を持って業務に取り組める方 曖昧な状況でも自ら情報を整理し、適切な判断のもとで業務を前に進められる方