Administrateur (trice) de contrats bilingue / Bilingual Contracts Specialist

Job description

Rejoignez-nous pour être à l'avant-garde des avancées en matière de santé. Pour tous. Partout. De manière durable. Notre environnement inspirant et bienveillant forme une communauté mondiale qui célèbre la diversité et l'individualité. Nous vous encourageons à sortir de votre zone de confort, en offrant des ressources et de la flexibilité pour favoriser votre croissance professionnelle et personnelle, tout en valorisant vos contributions uniques. Join us in pioneering breakthroughs in healthcare. For everyone. Everywhere. Sustainably. Our inspiring and caring environment forms a global community that celebrates diversity and individuality. We encourage you to step beyond your comfort zone, offering resources and flexibility to foster your professional and personal growth, all while valuing your unique contributions. En tant qu’administrateur de contrats bilingue, vous devrez assumer les responsabilités suivantes : Toutes les activités relatives à l’exécution des contrats de vente et de service de Diagnostics (DX), y compris l’inscription de commandes dans SAP, la création et la tenue à jour des contrats, la facturation, les modifications et les annulations, la clarification, le suivi, l’exécution et la résolution des conflits liés à la facturation. Superviser tous les contrats de vente et de service de DX. Exercer toutes les activités relatives à la facturation du temps et des matériaux, y compris l’inscription de commandes dans SAP, la clarification, le suivi, l’exécution et la résolution des conflits liés à la facturation. Créer et tenir à jour les contrats dans le système SAP. Gérer les expéditions et les facturations d’instruments et d’accessoires, y compris l’acquisition de nouveaux stocks, les commandes en souffrance et les articles manquants, les retours et les remplacements. Superviser tous les renouvellements de fournitures et les notifications d’expiration aux clients, avec un suivi proactif si nécessaire. Facturer le coût par résultat, mener le projet en cours visant à intégrer tous les clients calculant leur coût par résultat à la plateforme de commerce électronique (eLuminate). Expédier et transférer les actifs de Siemens Healthineers aux clients (unités de marketing). Réapprovisionner les stocks d’instruments et d’accessoires de marketing et de service. Réviser et libérer les commandes pour la facturation. Régler les conflits liés à la facturation des clients. Remplir les états de charge, les documents d’établissement des prix (demande de prix) et les rapports du fournisseur. Répondre aux demandes générales des clients. Participer aux réunions d’examen des ventes. Contribuer à la vérification des projets, au besoin. Façonner un environnement de travail collaboratif avec le personnel sur le terrain. Numériser et automatiser tous les processus. Exécuter l’ensemble de l’étendue des travaux techniques, la gestion de projets, la documentation et les tests SAP, au besoin. Gérer les demandes ponctuelles, au besoin. Ce poste vous conviendra si vous avez de l’expérience et de l’intérêt concernant les éléments ci-dessous, et si vous souhaitez faire progresser votre carrière chez Healthineers. Vous devrez effectuer les tâches et posséder les caractéristiques suivantes : Capacité à résoudre efficacement des problèmes Esprit analytique et minutieux Capacité à travailler efficacement en équipe Capacité à gérer plusieurs échéances serrées Compétences requises pour réussir dans le cadre de ce poste : Études postsecondaires en administration des affaires, en finances ou dans un domaine connexe Au moins 2 ans d’expérience en administration des contrats et en facturation des clients Bilinguisme (français/anglais) Excellentes habiletés en communication, à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail Grande efficacité en gestion du temps Expérience avec SAP Capacité à faire preuve de flexibilité tout en gérant quotidiennement plusieurs tâches concurrentes Maîtrise des logiciels Excel, Power BI et Access, et de la suite MS Office 365 Reporting to the Head of Finance, Diagnostics Canada, the Contract Specialist will coordinate the request for proposal (RFX) process, generate quotations for the Diagnostics business, lead projects with various stakeholders and ensure deadlines are always met. Responsible for ensuring quotations and purchase orders are accurate and compliant with approved financials. Monitor and ensure contract terms and conditions are reviewed for alignment with SHL terms and conditions and approved by relevant stakeholders. Ensure policies and procedures are adhered to. Primary Duties & Responsibilities: • Responsible of coordinating the entire RFx and contract lifecycle process from initial intake to final submission and contract award and ensure deadlines are met • Responsible for sourcing bid opportunities on various bid websites. • Review of contractual terms and conditions, risk identification and coordinating all the activities between the customer and internal team to finalize and sign the contract • Work and collaborate with cross functional teams, sales, marketing, finance and legal • Participate and implement process and system improvement initiatives • Produce quotations and proposals in French and English • Validate and execute contract transactions • Ensure policies and procedures are adhered to • Respond to internal and external customer inquiries promptly • Generate Service Renewals by using Service Force • Monitor and ensure contract terms and conditions are adhered to • Update contract information in SharePoint databases • Maintain close communication with field employees • Ensure policies and procedures and signature guidelines on agreements are adhered to Qualifications & Skills: • University or college degree with relevant experience • Fluent French and English oral and written • RFx project management experience • Contracts administration experience with good understanding of terms and conditions • Exceptional interpersonal and organizational skills • Excellent oral and written communications skills • Ability to problem solve effectively and independently • Must be analytical and detail oriented • Work effectively in a team environment • Ability to manage tight and multiple deadlines • Strong knowledge of Microsoft Office • Working knowledge of SharePoint an asset • A Paralegal License/Certificate and/or inhouse training with a Law Firm will be an asset Qui nous sommes: Nous sommes une équipe de plus de 72,000 Healthineers hautement dévoués dans plus de 70 pays. En tant que leader en technologie médicale, nous repoussons constamment les limites pour créer de meilleurs résultats et expériences pour les patients, quels que soient l'endroit où ils vivent ou leurs problèmes de santé. Notre portefeuille est crucial pour la prise de décision clinique et les parcours de traitement. Notre méthode de travail: Lorsque vous rejoignez Siemens Healthineers, vous devenez membre d'une équipe mondiale de scientifiques, cliniciens, développeurs, chercheurs, professionnels et spécialistes qualifiés, qui croient que chaque individu a la capacité de participer en apportant ses propres idées. Nous venons d'horizons, de cultures et de religions variés, nous avons des orientations politiques et/ou sexuelles différentes, et nous travaillons ensemble pour combattre les maladies les plus menaçantes au monde et permettre l'accès aux soins, unis par un seul objectif : être à l'avant-garde des avancées en matière de santé. Pour tous. Partout. De manière durable. Pour en savoir plus sur les activités de Siemens Healthineers, rendez-vous sur notre site web Siemens Healthineers Canada ici. Who we are: We are a team of more than 72,000 highly dedicated Healthineers in more than 70 countries. As a leader in medical technology, we constantly push the boundaries to create better outcomes and experiences for patients, no matter where they live or what