Office Support Assistant

Job description

Om onze groeiende organisatie in Gent te ondersteunen, zijn we op zoek naar een Office Support Assistant die energie haalt uit een veelzijdige hands-on rol binnen een dynamische werkomgeving. In deze rol help je mee om onze dagelijkse kantoorwerking vlot te laten verlopen door administratieve expertise, organisatorische vaardigheden en een servicegerichte mindset te combineren. Wat mag je verwachten? Als Office Support Assistant speel je een belangrijke rol in het creëren van een verwelkomende, efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving. Je bent een centraal aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partners en coördineert een brede waaier aan administratieve, logistieke en office support activiteiten. Je bent verantwoordelijk voor; Office & Administratieve Ondersteuning: J e biedt end-to-end administratieve ondersteuning voor verschillende teams binnen de organisatie. Je beheert gedeelde supportmailboxen, coördineert vergaderlogistiek, ondersteunt reisarrangementen en helpt medewerkers met administratieve vragen en systemen. Je zorgt ervoor dat aanvragen correct, professioneel en tijdig worden afgehandeld. Front Office & Visitor Management: Je bent één van de eerste aanspreekpunten voor medewerkers, bezoekers en externe partners. Je ontvangt gasten op een professionele manier, coördineert bezoekersaanvragen, beheert inkomende telefoons en draagt bij aan een positieve bezoekerservaring. Eventcoördinatie: Je ondersteunt de organisatie van interne meetings, global leadership visits, teambuildings, medewerkersactiviteiten en bedrijfsevenementen. Van het opvragen van offertes en coördineren van leveranciers tot het regelen van catering, locaties, transport en promotiemateriaal: jij zorgt ervoor dat a