Front Office Coordinator / Guest Service Agent (m/w/d)

Job description

Wer wir sind Helsing ist ein Unternehmen im Bereich der Verteidigungs-KI. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führungsrolle an, damit offene Gesellschaften weiterhin souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards selbst bestimmen können. Als Demokratien sehen wir uns in der besonderen Verantwortung, die Entwicklung und den Einsatz leistungsfähiger Technologien wie KI sorgfältig zu prüfen. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst. Wir sind ein ambitioniertes und engagiertes Team aus Ingenieuren, KI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen Menschen, die sich für unsere Mission begeistern, um unsere europäischen Teams zu verstärken – und ihre Fähigkeiten zur Lösung der komplexesten und folgenreichsten Probleme einzusetzen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die konstruktive Debatten über den Einsatz von Technologie im Verteidigungsbereich, ihre Vorteile und ihre ethischen Implikationen ausdrücklich begrüßt. Die Position Du bist die erste Person, die unsere Besucher:innen kennenlernen, und diejenige, die dafür sorgt, dass unser Büro Tag für Tag reibungslos läuft. Im Workplace-Team empfängst du Gäste, Kund:innen und Kandidat:innen, verwaltest Besucherzugänge und Sicherheitsausweise und sorgst dafür, dass Meetings pünktlich im richtigen Raum beginnen. Du kümmerst dich um Post, Lieferungen und den Fuhrpark des Unternehmens und unterstützt das gesamte Team bei den administrativen Aufgaben, die einen geschäftigen Standort ruhig und funktionsfähig halten. Es ist eine Rolle mit echter Verantwortung: Die Qualität der ersten Stunde eines Besuchers bei Helsing und der reibungslose Arbeitsalltag aller anderen liegen in deinen Händen. Die täglichen Aufgaben Begrüße und betreue Besucher:innen, Kund:innen und Kandidat:innen vom Check-in über die Registrierung bis zum Besucherausweis, sodass jeder Gast innerhalb weniger Minuten nach Ankunft angemeldet, eingewiesen und versorgt ist Koordiniere Besprechungsräume, Kalender und Bewirtung für Interviews, Kundenbesuche und Führungsrunden und löse Terminüberschneidungen, bevor sie zum Problem werden Betreue den Empfangsbereich als ersten Zugang zum Büro und halte Zugangsprozesse, Anmeldeprotokolle und Sicherheitsausweise korrekt und jederzeit prüfungsbereit Verwalte ein- und ausgehende Post, Kurierdienste und Lieferungen und leite vertrauliche sowie zeitkritische Sendungen noch am selben Tag an das richtige Team weiter Administriere den Fuhrpark des Unternehmens von Buchungen über Wartung bis hin zur Dokumentation, damit Fahrzeuge verfügbar, vorschriftsgemäß und fahrtüchtig sind, wenn Kolleg:innen sie benötigen Du solltest dich bewerben, wenn du bereits Gäste in einem Empfangs-, Hospitality- oder Front-of-House-Umfeld willkommen geheißen und betreut hast klar und herzlich auf fließendem Deutsch und Englisch kommunizierst – persönlich, am Telefon und schriftlich konkurrierende Prioritäten gelassen organisierst, von Raumbuchungen bis zu Lieferungen, ohne dabei den Überblick zu verlieren vertrauliche Informationen und Zugangsprozesse mit Diskretion und Sorgfalt behandelst Verantwortung für deine Arbeit übernimmst und dich schnell in neue Systeme und Prozesse einarbeitest Hinweis: Wir sind in einer Branche tätig, in der Frauen sowie andere Minderheitengruppen systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen dich, dich auch dann zu bewerben, wenn du nicht alle genannten Qualifikationen erfüllst – Fähigkeiten und Wirkung lassen sich nicht in wenigen Stichpunkten zusammenfassen. Nice to Have &l