Coordonnateur(trice) des Affaires médicales – Innovation et Capacités / Medical Affairs Coordinator – Innovations & Capabilities

Job description

Job Description: Le ou la Coordonnateur(trice) des Affaires médicales – Innovation et Capacités relève du Directeur, Innovation et Capacités des Affaires médicales et travaille en étroite collaboration avec le Directeur associé, Opérations cliniques, les Conseillers médicaux et les équipes des aires thérapeutiques. Ce rôle fournit un soutien opérationnel, administratif et de coordination de projets à l’ensemble de la fonction des Affaires médicales, notamment en ce qui concerne les études cliniques, la gestion des fournisseurs et des budgets, les initiatives d’amélioration des processus et les projets départementaux. Le titulaire contribue à l’exécution efficace des programmes des Affaires médicales tout en favorisant l’excellence opérationnelle, la conformité et l’amélioration continue. Principales responsabilités Opérations cliniques et soutien aux études Soutenir la coordination et l’administration des études des Affaires médicales, y compris les études commanditées par l’entreprise et les études initiées par les chercheurs (ISS). Coordonner les activités liées aux études, notamment les soumissions, la documentation de démarrage, le suivi de l’avancement, la gestion des fournisseurs, les paiements et la clôture des études. Maintenir une documentation d’étude exacte et conforme aux politiques de l’entreprise, aux procédures opératoires normalisées (PON/SOP) et aux réglementations applicables. Collaborer avec les parties prenantes internes (Affaires médicales, Juridique, Qualité, Approvisionnement, Conformité et Finances) ainsi qu’avec les partenaires externes (CRO, fournisseurs, chercheurs et sites de recherche) afin de soutenir l’exécution des études. Participer à la planification budgétaire, aux prévisions, aux rapprochements financiers et aux activités de production de rapports liés aux études. Excellence opérationnelle et coordination de projets Contribuer à la planification, à la coordination, au suivi et à la production de rapports pour les projets départementaux et les initiatives stratégiques. Élaborer et maintenir des rapports, tableaux de bord, outils de suivi et indicateurs de performance clés. Identifier et soutenir les opportunités d’amélioration des processus afin d’accroître l’efficacité et la performance. Soutenir la mise en œuvre et l’adoption d’outils numériques et de solutions innovantes au sein des Affaires médicales. Gestion financière et des fournisseurs Gérer les bons de commande, le traitement des factures, le suivi des dépenses, les provisions, les prévisions budgétaires et les rapprochements financiers. Coordonner l’intégration des fournisseurs, les processus contractuels et les paiements. Maintenir des dossiers financiers exacts et assurer la conformité aux contrôles financiers internes. Collaborer avec les équipes des Finances et de l’Approvisionnement afin d’assurer une gestion efficace du budget. Soutien administratif et départemental Coordonner les réunions, ateliers et événements du département, y compris la planification, la logistique, les ordres du jour et les suivis. Assurer la gestion des sites SharePoint et Teams du département et veiller à ce que la documentation soit organisée et à jour. Préparer des présentations, rapports, documents de réunion et diverses correspondances. Soutenir l’organisation des déplacements, la gestion des dépenses, les commandites, les mandats de consultants et d’autres initiatives départementales. Conformité et collaboration interfonctionnelle Veiller à ce que les activités soient réalisées conformément aux politiques de l’entreprise, aux PON, aux réglementations applicables et aux exigences de gouvernance. Soutenir les processus d’approbation relatifs aux études, événements médicaux, commandites, mandats de consultation et collaborations externes. Maintenir une documentation prête pour les inspections et promouvoir le respect des normes de qualité et des contrôles internes. Collaborer avec les parties prenantes internes et externes afin d’assurer la réussite des initiatives et des priorités stratégiques des Affaires médicales. Qualifications Baccalauréat en sciences de la santé, sciences de la vie, administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience. De 3 à 5 années d’expérience dans un rôle de coordination, d’opérations cliniques, de soutien à la gestion de projets ou d’administration au sein de l’industrie pharmaceutique, biotechnologique, des soins de santé ou d’un secteur connexe. Expérience dans la gestion simultanée de plusieurs projets, budgets et parties prenantes dans un environnement matriciel. Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365, notamment Excel, PowerPoint, Word, Teams et SharePoint. Une expérience en études cliniques, en gestion de fournisseurs et en processus financiers constitue un atout. Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et communicationnelles, avec un souci du détail exceptionnel. Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler efficacement dans un environnement interfonctionnel. Maîtrise du français requise. Cette offre d’emploi concerne un poste existant à pourvoir. La fourchette salariale de base prévue pour ce poste est de $60,800 – $91,200 CAD. Dans notre entreprise, nous nous engageons fermement à offrir une rémunération équitable pour un travail et une expérience comparable, ce qui constitue un élément fondamental de notre culture organisationnelle. La rémunération individuelle des employés est établie en fonction de plusieurs facteurs, notamment l’expérience pertinente, les compétences et le niveau de maîtrise, ainsi que d’autres facteurs légitimes liés aux comparateurs internes appropriés. Chez nous, nous mettons l’humain au cœur de nos priorités. Ce poste donne droit à notre programme incitatif à court terme discrétionnaire, lequel favorise une culture de rémunération au rendement. De plus, nos programmes de rémunération globale et d’avantages sociaux vont au-delà des régimes traditionnels (médicaux et retraite) afin de créer un milieu de travail flexible et inclusif, propice au bien-être, au développement et à la réussite à long terme des employés. Nous pouvons avoir recours à l’intelligence artificielle et à des outils automatisés pour soutenir notre processus de recrutement. Ces outils sont utilisés pour appuyer, et non remplacer, le jugement humain. Toutes les décisions d’embauche sont prises par nos gestionnaires responsables de l’embauche. Nous sommes fiers d’être une entreprise qui valorise l’apport de personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide de favoriser l’innovation est de réunir des idées diversifiées dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre respectueusement en question les points de vue des autres et à résoudre les problèmes de façon collective. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et nous nous engageons à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Conformément à nos politiques d’accommodement et à la législation provinciale et fédérale applicable en matière d’accessibilité, nous nous engageons à offrir des mesures d’accommodement raisonnables tout au long du processus de recrutement. Required Skills: Budget Monitoring, Business Management, Business Process Improvements, Coordinating Resources, Critical Thinking, Data Entry, Department Budgeting, Document Management, Efficiency Improvements, File Management, Financial Tracking, Logical Thinking, Meeting Management, Office Applications, Policy Compliance, Procedure Adherence, Process Improvements, Project Management, Proper Documentation, Software Proficiency, Vendor ManagementPreferred Skills: Current Employees apply HERE Current Contingent Workers apply HERE Secondary Language(s) Job Description: The Medical Affairs Coordinator – Innovations & Capabilities reports to the Directo