Executive Assistant / Asistente de Dirección

Job description

Job Description: Executive Assistant (Barcelona) Ubicación: Barcelona (Presencial / Modelo Híbrido) Título del Puesto: Executive Assistant / Asistente de Dirección Ubicación: Barcelona (Presencial en oficina / Modelo híbrido a definir con el ejecutivo) Tipo de contrato: Jornada completa (De lunes a viernes en horario ejecutivo, con flexibilidad horaria ante viajes o imprevistos urgentes) Sobre el PuestoBuscamos un/a Executive Assistant para brindar soporte directo a la alta dirección en Barcelona. Buscamos un perfil proactivo, con altas capacidades de comunicación interna e internacional, visión estratégica, competencia en herramientas digitales de IA y solvencia en la gestión de proveedores y procesos administrativos. Perfil y Competencias ClaveComunicación y Relaciones Interpersonales: Excelentes competencias comunicativas. Habilidad para construir relaciones sólidas y colaborativas con otros secretariados ejecutivos, directivos y colaboradores externos. Competencia Digital e Inteligencia Artificial: Dominio de la suite ofimática corporativa y uso fluido de herramientas de IA generativa a nivel usuario (redacción asistida, optimización de textos, resúmenes y preparación de cartas o borradores). Capacidad de Negociación y Gestión: Habilidad para la interlocución técnica y comercial en contratos de pequeño/mediano alcance, buscando eficiencia en costes y calidad de servicio. Organización y Gestión Administrativa: Rigor administrativo para el manejo de procesos financieros básicos a nivel de usuario, sistemas ERP y emisión de documentos de compra (Purchase Orders). Diseño y Comunicación Visual: Capacidad para sintetizar información estratégica y transformarla en presentaciones ejecutivas visuales y estructuradas (ej. Google Slides, ...). Idiomas: Español/Catalán bilingües, Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación. Francés y Alemán no obligatorios, pero se valorarán. Valores e Integridad: Estricta confidencialidad, ética profesional y compromiso, en línea a los valores de la empresa y de la ejecutiva. Perfil de Administración: Grado en Gestión administrativa, técnico en gestión administrativa. Responsabilidades PrincipalesSoporte Ejecutivo e Interlocución Institucional Enlace con los otros secretariados de la empresa, situadas en otros emplazamientos de Europa, o con otros secretariados externos (ej. de Gobierno, de proveedores, clientes o partners). Redacción y preparación de comunicaciones internas hacia el equipo, comunicados oficiales y cartas corporativas utilizando herramientas de IA para ganar agilidad. Diseño y elaboración de presentaciones ejecutivas para reuniones directivas, comités o eventos. Negociación y Gestión de Proveedores Negociación y seguimiento de contratos de menor volumen: flota de leasing de vehículos, seguros corporativos, espacios y actividades de team building, suministros y servicios generales. Generación, emisión y seguimiento de órdenes de compra (Purchase Orders), así como validación básica de facturas asociadas. Logística y Coordinación Operativa Gestión integral y priorización de agenda ejecutiva compleja. Organización de viajes nacionales e internacionales (itinerarios, visados, alojamientos y traslados). Control y liquidación de gastos de viaje y representación (travel expenses). Organización de eventos corporativos, reuniones de equipo y jornadas de trabajo. RequisitosGrado o Técnico en Gestión Administrativa o formación equivalente. Nivel bilingüe en Español y Catalán. Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación. Valorables conocimientos de Francés o Alemán. Experiencia demostrable y fluidez en el manejo de suites ofimáticas corporativas, herramientas ERP y utilidades de IA generativa a nivel usuario. Qué OfrecemosRetribución competitiva ajustada al mercado y a la valía aportada por el perfil. Régimen de jornada completa de lunes a viernes en horario ejecutivo. Ubicación en Barcelona en un entorno profesional dinámico e internacional (presencial / híbrido a definir con la ejecutiva). Flexibilidad horaria ante requerimientos puntuales de agenda, viajes e imprevistos. Oportunidad de impacto estratégico trabajando directamente con la alta dirección corporativa. Títol del Lloc de Treball: Executive Assistant / Assistent de Direcció Ubicació: Barcelona (Presencial en oficina / Model híbrid a definir amb l'executiu) Tipus de contracte: Jornada completa (De dilluns a divendres en horari executiu, amb flexibilitat horària davant viatges o imprevistos urgents) Sobre el Lloc de TreballCerquem un/a Executive Assistant per donar suport directe a la alta direcció a Barcelona. Busquem un perfil proactiu, amb altes capacitats de comunicació interna i internacional, visió estratègica, competència en eines digitals d'IA i solvència en la gestió de proveïdors i processos administratius. Perfil i Competències ClauComunicació i Relacions Interpersonals: Excel·lents competències comunicatives. Habilitat per construir relacions sòlides i col·laboratives amb altres secretariats executius, directius i col·laboradors externs. Competència Digital i Intel·ligència Artificial: Domini de la suite ofimàtica corporativa i ús fluid d'eines d'IA generativa a nivell d'usuari (redacció assistida, optimització de textos, resums i preparació de cartes o esborranys). Capacitat de Negociació i Gestió: Habilitat per a la interlocució tècnica i comercial en contractes de petit/mitjà abast, buscant eficiència en costos i qualitat de servei. Organització i Gestió Administrativa: Rigor administratiu per al maneig de processos financers bàsics a nivell d'usuari, sistemes ERP i emissió de documents de compra (Purchase Orders). Disseny i Comunicació Visual: Capacitat per sintetitzar informació estratègica i transformar-la en presentacions executives visuals i estructurades (ex. Google Slides, ...). Idiomes: Espanyol/Català bilingües, Anglès alt (mínim C1) per a interlocució executiva i negociació. Francès i Alemany no obligatoris, però es valoraran. Valors i Integritat: Estricta confidencialitat, ètica professional i compromís, en línia amb els valors de l'empresa i de l'executiu/va. Perfil d'Administració: Grau en Gestió administrativa, tècnic en gestió administrativa. Responsabilitats PrincipalsSuport Executiu i Interlocució Institucional Enllaç amb els altres secretariats de l'empresa, situats en altres emplaçaments d'Europa, o amb altres secretariats externs (ex. de Govern, de proveïdors, clients o partners). Redacció i preparació de comunicacions internes cap a l'equip, comunicats oficials i cartes corporatives utilitzant eines d'IA per guanyar agilitat. Disseny i elaboració de presentacions executives per a reunions directives, comitès o esdeveniments. Negociació i Gestió de Proveïdors Negociació i seguiment de contractes de menor volum: flota de lloguer amb opció de compra (leasing) de vehicles, assegurances corporatives, espais i activitats de team building, subministraments i serveis generals. Generació, emissió i seguiment d'ordres de compra (Purchase Orders), així com validació bàsica de factures associades. Logística i Coordinació Operativa Gestió integral i priorització d'agenda executiva complexa. Organització de viatges nacionals i internacionals (itineraris, visats, allotjaments i trasllats). Control i liquidació de despeses de viatges i representació (travel expenses). Organització d'esdeveniments corporatius, reunions d'equip i jornades de treball. RequisitsGrau o Tècnic en Gestió Administrativa o formació equivalent. Nivell bilingüe en Espanyol i Català. Anglès alt (mínim C1) per a interlocució executiva i negociació. Es valoraran coneixements de Francès o Alemany. Experiència demostrable i fluïdesa en el maneig de suites ofimàtiques corporatives, eines ERP i eines d'IA generativa a nivell d'usuari. Què OferimRetribució competitiva ajustada al mercat i a la vàlua aportada pel perfil. Règim de jornada completa de dilluns a divendres en horari executiu. Ubicació a Barcelona en un entorn p