Coordonnateur(trice) exécutif et administratif / Executive & Administrative Coordinator

Job description

Job Description: À propos du poste Vous faites preuve de proactivité et de débrouillardise, et vous aimez apporter de la structure dans un environnement dynamique, concilier des besoins multiples et contribuer à la réussite des leaders et des équipes? Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) exécutif et administratif pour offrir un soutien administratif et exécutif de grande qualité à notre directrice exécutive, Soins spécialités et pharma, ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe. Dans ce rôle polyvalent, vous contribuerez au bon déroulement des activités quotidiennes. Vous vous joindrez à l’unité d’affaires Soins spécialités et pharma à un moment stimulant, alors que nous explorons de nouvelles possibilités, préparons les prochains lancements et œuvrons dans plusieurs domaines thérapeutiques. Grâce à votre soutien administratif proactif et à vos efforts de coordination, vous aiderez les leaders et les équipes à rester organisés, à maintenir des liens et à se préparer aux prochaines étapes. Ce rôle administratif combine le soutien à la direction, la coordination des activités du service et l’amélioration continue. Bien qu’une organisation irréprochable et le souci du détail soient essentiels, nous recherchons avant tout une personne dynamique, axée sur la résolution de problèmes, qui fait preuve de débrouillardise, prend pleinement en charge les défis, apprend très rapidement et souhaite faire évoluer sa carrière au sein de notre organisation. Vos responsabilités: 1. Soutien à la direction et coordination des activités du service Gestion stratégique de l’agenda et de l’horaire : Gérer de façon proactive l’agenda de la direction exécutive en donnant la priorité aux engagements essentiels, en anticipant les conflits d’horaire et en réservant des plages de travail consacrées aux priorités stratégiques. Coordination des déplacements et de la logistique : Organiser les itinéraires de voyage au Canada et à l’international, l’hébergement et les transports afin d’assurer des déplacements fluides et adaptés aux besoins de la direction. Demandes et correspondance de la direction : Agir comme premier point de contact pour les parties prenantes internes et externes, en triant les demandes et en établissant les priorités avec la plus grande discrétion et dans le respect de la confidentialité. Préparation des réunions et suivi : Au besoin – préparer les ordres du jour, coordonner les documents de réunion, rédiger des comptes rendus clairs axés sur les actions et assurer un suivi actif des livrables auprès des équipes. 2. Soutien aux activités et au service Gestion de l’information et des données : Tenir à jour des systèmes de classement électronique structurés, les bases de données internes, les listes de distribution et les espaces de documentation partagés (p. ex., SharePoint et Teams) afin de faciliter l’accès à l’information et d’en assurer l’exactitude. Logistique des événements et des réunions : Coordonner l’ensemble de la logistique des ateliers internes, des assemblées du service, des comités consultatifs et des réunions de direction tels que la réservation des salles, l’installation audiovisuelle et technique, les services de traiteur et la coordination des participants. Suivi budgétaire et facturation : Appuyer le département dans le suivi budgétaire, le traitement des factures des fournisseurs, la gestion des bons de commande et le suivi des rapports de dépenses, y compris la préparation et la soumission des rapports de dépenses pour le compte de la direction exécutive, à l’aide des systèmes de l’entreprise. 3. Amélioration continue et projets spéciaux Optimisation des processus : Repérer les points de blocage dans les processus administratifs quotidiens et mettre en place des solutions ingénieuses, numériques ou automatisées pour accroître l’efficacité du service. Soutien aux présentations et aux rapports : Au besoin – contribuer à la préparation, à la révision et à l’amélioration des présentations de la direction, des revues d’affaires et des synthèses analytiques. Coordination de projets spéciaux : Au besoin – appuyer les initiatives du département en assurant la planification, la logistique, la documentation et le suivi des actions. Expérience et qualifications Baccalauréat en administration des affaires, en sciences de la vie, en communications, en économie ou dans un domaine connexe (les personnes récemment diplômées sont vivement encouragées à poser leur candidature); Sens de l’organisation, souci du détail et capacité à gérer des priorités concurrentes; Proactivité et débrouillardise, rigueur dans les suivis et approche pratique de la résolution de problèmes; Maturité, intelligence émotionnelle et discrétion démontrées dans le traitement de renseignements strictement confidentiels et sensibles. Solides compétences en communication en français et en anglais, ainsi que la diplomatie et le tact nécessaires pour interagir avec des parties prenantes de haut niveau. Capacité à maîtriser rapidement les outils numériques et les processus de travail; très bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, PowerPoint, Word, Teams, Outlook, SharePoint) et de l’intelligence artificielle. Une expérience des systèmes d’entreprise (ex., SAP, Concur) constitue un atout. Nous sommes fiers d’être une entreprise qui valorise l’apport de personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide de favoriser l’innovation est de réunir des idées diversifiées dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre respectueusement en question les points de vue des autres et à résoudre les problèmes de façon collective. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et nous nous engageons à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Conformément à nos politiques d’accommodement et à la législation provinciale et fédérale applicable en matière d’accessibilité, nous nous engageons à offrir des mesures d’accommodement raisonnables tout au long du processus de recrutement. Required Skills: Administrative Support, Communication, Detail-Oriented, Document Management, Event Planning, Logistics, Microsoft Office, Prioritization, Process Improvements, Processing Expense Reports, Project Coordination, Scheduling, Team Coordination, Travel SchedulingPreferred Skills: Current Employees apply HERE Current Contingent Workers apply HERE Secondary Language(s) Job Description: About the Opportunity Are you a proactive, resourceful professional who enjoys bringing structure to a fast-paced environment, coordinating competing needs and helping leaders and teams succeed? We are looking for an Executive & Administrative Coordinator to provide high-quality executive and administrative support to our Executive Director, Specialty & Pharma, and the broader team. In this multifaceted role, you will help keep day-to-day operations running smoothly. You will join the Specialty & Pharma business unit at an exciting time as it unlocks new opportunities, prepares for upcoming launches, and works across multiple therapeutic areas. Through proactive administrative support and coordination, you will help leaders and teams stay organized, connected, and ready for what comes next. This administrative role combines executive support, departmental coordination and continuous improvement. While flawless organizational execution and attention to detail are paramount, we are specifically seeking an energetic problem solver – someone who is resourceful, takes full ownership of challenges, learns at lightning speed, and is eager to develop their career within our organization. What You Will Do: 1. Executive Enablement & Departmental Rhythm Strategic Calendar & Schedule Management: Proactively manage the Executive Director’s agenda, prioritizing critical engagements, anticipating scheduling conflicts, and ensuring prepared downtime for strategic prio